Jak zwalczyć brak klarowności w przekazywaniu informacji i zadań?

Cary L. Cooper i Barry J. Marshall w jednym ze swoich badań na temat stresu organizacyjnego wykazali, że największą satysfakcję z pracy czerpią te osoby, które posiadają jasne informacje na temat tego, co mają robić. Jak jednak dbać o klarowność w przekazywaniu informacji i zadań? Sprawdź, nasze wskazówki!

Jakie są najczęstsze przyczyny braku klarowności w komunikacji?

Brak klarowności w komunikacji może mieć wiele przyczyn. Jedną z nich jest używanie zbyt skomplikowanego języka. Zbyt fachowe określenia nie ułatwiają porozumienia, nawet jeśli rozmawiamy z osobami z tej samej branży. Podobnie jest z niejasnymi i niekompletnymi informacjami. Brak szczegółów może prowadzić jedynie do nieporozumień.

Kolejnym aspektem jest za duża ilość przekazywanych jednorazowo informacji, która prowadzi do przeciążenia, oraz niejasne oczekiwania. Wiele osób w komunikacji, a szczególnie w ustaleniach, zakłada z góry, że druga strona rozumie to, co przekazujemy, tak jakbyśmy tego chcieli. Jest to ogromny błąd. Zawsze powinniśmy dokładnie upewnić się, czy mówiąc o danej rzeczy, projekcie, realizacji, planach – mamy to samo na myśli, szczególnie jeśli chcemy coś komuś zlecić.

W jaki sposób brak klarowności w komunikacji wpływa na efektywność zespołu?

Jak wyżej zostało wspomniane, brak odpowiedniej komunikacji może bardzo negatywnie wpływać na zespół. Przede wszystkim prowadzi do ogromnego chaosu. Kiedy pracownicy nie wiedzą, co mają konkretnie robić, tworzy się ogromne zamieszanie. W takiej sytuacji nietrudno o błędy, zgubienie ważnych dokumentów czy niepojawienie się na istotnym spotkaniu z klientem.

To wszystko może mieć bezpośredni i negatywny wpływ na cały biznes. Obniża efektywność zespołu, prowadzi do negatywnych doświadczeń klientów i obniża jakość świadczonych usług.

Dlaczego jasne przekazywanie zadań jest ważne dla sukcesu zespołu?

Jasne przekazywanie zadań jest nie tylko ważne dla sukcesu zespołu, a kluczowe. Kiedy pracownicy wiedzą dokładnie, co robić, odczuwają dużo mniejszy stres.

Ponadto w firmie panuje znacznie większy porządek, a trudniej wtedy o jakiekolwiek nieporozumienia. Prościej jest również egzekwować konkretne wyniki, ponieważ kiedy zlecamy pracownikowi zadanie i dokładnie tłumaczymy, jak je wykonać, możemy oczekiwać, że zostanie ono dostarczone we wskazanym terminie.

Jasna komunikacja poprawia także atmosferę w zespole, a jak wynika z badań Randstad Workmonitor, niemal 60% badanych zadeklarowało, że ceni sobie bardziej atmosferę w pracy niż zarobki. Dobra atmosfera to również większa satysfakcja z wykonywanych zadań.

Jak poprawić komunikację w firmie?

Poprawa komunikacji to nie proces, który zadziała z dnia na dzień, szczególnie jeśli już na tym etapie jest kiepsko. Sama świadomość tego, że to proces długoterminowy, jest bardzo ważna. Poszczególne kroki pomogą Ci ją ulepszyć:

• Zadbaj o jasny przekaz – konkretnie komunikuj, co i jak powinno być zrobione, a następnie upewnij się, czy jest to zrozumiałe. Poproś pracownika, aby powtórzył, jak zrozumiał Twój przekaz.
• Zadbaj o komunikację wewnętrzną – do komunikacji wewnętrznej świetnie nadają się komunikatory takie jak Slack, Temas czy Discord. Podkreśl jednak, że powinny na nich być poruszane tylko tematy związane z pracą, by zapobiec chaosowi.
• Dbaj o konstruktywny feedback – staraj się nie mówić innym, że robią coś źle, lecz doceniaj to, co zrobili dobrze. Zakomunikuj, co mogliby zrobić, aby ich praca była jeszcze lepsza.
• Zrób test osobowości pracownikom – choć może wydawać się to błahe, to zrobienie prostego i darmowego testu, który znajdziesz w Google, wpisując „Test psychologiczny 16 osobowości”, może wiele powiedzieć o osobach, z którymi pracujesz. Łatwiej będzie Ci zrozumieć, dlaczego zachowują się w określony sposób i do czego mają większe predyspozycje.
• Raportuj działania – ludzie lubią przewidywalność. Dlatego raportuj swoje działania najlepiej każdego dnia lub w wyznaczonym terminie, aby nikt nie musiał się zastanawiać, na jakim etapie pracy lub działań jesteś.
• Zadbaj o integrację – integracja to świetny sposób na poprawę komunikacji. Możesz zdecydować się na gry terenowe dla firm, które wymagają skutecznej umiejętności porozumiewania się z zespołem!

Nie wiesz, jak skutecznie zaplanować świetną integrację? Przeczytaj nasze propozycje lub napisz do nas poprzez formularz kontaktowy na stronie!